Đôi khi, bạn có thể nhận được thông báo rằng ổ Google Drive của bạn sắp đầy hoặc bạn nhận thấy ổ Google Drive của bạn không có nhiều dung lượng trống nữa. Nếu Google Drive của bạn bị đầy, điều này có thể gây ra nhiều vấn đề, chẳng hạn như không thể tải lên file mới, tạo file mới trên Google Drive, hoặc không thể gửi và nhận email qua Gmail hay không thể up photo lên Google Photos được nữa.
Có một số cách để khắc phục tình trạng này. Đầu tiên, bạn có thể nâng cấp lên một trong những gói lưu trữ trả phí của Google, chẳng hạn như gói 100 GB, 200 GB hoặc 2 TB. Nếu bạn không muốn trả phí, bạn có thể tạo một tài khoản Google khác và tải dữ liệu lên đó.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn trả phí và cũng không muốn tạo tài khoản mới (hoặc không thể tạo thêm tài khoản mới do đã đạt ngưỡng cho phép của Google), bạn có thể xem xét việc dọn dẹp và xóa bớt dữ liệu trong đám mây của mình để giải phóng không gian cho ổ Google Drive.Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách để chúng ta dọn dẹp Google Drive của mình để lấy lại không gian của Google Drive. Nào chúng ta cùng bắt đầu nhé.
Sao lưu dữ liệu
Trước khi thực hiện các thao tác dọn dẹp ổ đĩa của mình, bạn có thể muốn sao lưu dữ liệu để đề phòng mất đi những file quan trọng. Bạn có thể bỏ qua phần này nếu bạn không muốn sao lưu dữ liệu.
Để làm điều này, nhấn vào avatar Google của bạn, sau đó nhấn vào “Manage your Google Account”. Tiếp theo, nhấn vào mục “Data & privacy”
Bạn kéo xuống phía dưới và nhấn vào “Download your data” trong cửa sổ “Download or delete your data”.
Bạn sẽ được truy cập vào ứng dụng Google Takeout. Ứng dụng này giúp bạn tải xuống dữ liệu từ tất cả các sản phẩm của Google. Bạn có thể chọn các sản phẩm cụ thể để sao lưu. Ở đây bạn chọn Drive, Mail và Google Photos.
Tiếp theo, bạn sẽ chọn phương thức nhận file sao lưu. Bạn có thể chọn nhận qua email, trong đó bạn sẽ nhận được một email chứa link để tải về file sao lưu. Hoặc bạn cũng có thể chọn để file sao lưu được tải lên Drive của bạn.
Trong mục “Frequency”, bạn có thể chọn “Export once” nếu chỉ muốn sao lưu một lần. Hoặc bạn cũng có thể chọn “Export every 2 months” để đặt lịch sao lưu tự động 6 lần mỗi năm.
Tiếp theo, bạn sẽ chọn kiểu file sao lưu. Tôi khuyên bạn nên chọn kiểu file zip. Trong mục “File size”, nếu bạn chọn 2 GB, mà file sao lưu của bạn lớn hơn 2 GB thì sẽ được chia thành nhiều file.
Sau khi hoàn tất các thiết lập, nhấn vào nút “Create export”. Bạn sẽ nhận được một email từ Google Takeout và có thể tải về file sao lưu từ link trong email đó.
Cách dọn dẹp và xóa bớt dữ liệu
Đầu tiên, bạn truy cập vào tài khoản Google Drive của mình. Trong Google Drive của bạn, hãy di chuyển qua menu “Storage” có icon đám mây ở cạnh ở thanh menu bên trái của giao diện Google Drive. Tại đây, bạn sẽ thấy được dung lượng bạn đã sử dụng tong tổng số 15 GB miễn phí do Google cung cấp khi bạn tạo tài khoản Google miễn phí. Lưu ý rằng 15 GB này bao gồm Google Drive, Google Photos và Gmail. Đầu tiên, chúng ta sẽ nhấn vào mục “Get more storage” ngay phía dưới. Chúng ta sẽ được truy cập vào trang Google One và tại đây bạn có thể xem từng sản phẩm của Google đang chiếm bao nhiêu dung lượng trong đám mây của bạn. Tiếp theo, chúng ta sẽ xử lý và dọn dẹp từng ứng dụng có liên quan đến dung lượng của Google Drive.
Dọn dẹp Google Drive
Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách nhấn vào biểu tượng hình vuông có mũi tên đi lên để truy cập vào khu vực quản lý dung lượng của Google Drive. Tại đây, tất cả các thư mục của bạn sẽ được hiển thị theo thứ tự từ dung lượng cao xuống thấp.
Tất cả các thư mục của bạn đều nằm trong khu vực này và được sắp xếp theo thứ tự từ dung lượng cao xuống thấp. Bạn có thể xem xét và xóa đi những thư mục không cần thiết. Để xóa, bạn có thể chọn các thư mục bằng cách giữ phím Shift (đối với các thư mục liên tiếp) hoặc phím Command (trên máy Mac) hoặc Control (trên máy Windows) (đối với các thư mục không liên tiếp). Sau khi chọn, nhấn vào nút “Delete” hoặc “Remove”.
Lưu ý rằng khi bạn xóa một thư mục, nó sẽ được chuyển vào Thùng rác và bạn cần phải xóa trong thùng rác để giải phóng dung lượng cho Google Drive của mình.
Dọn dẹp Gmail
Tiếp theo, chúng ta sẽ xử lý Gmail. Bạn có thể xem xét việc xóa các mục như “Promotions”, “Social”, “Spam” hoặc “Trash”. Tương tự như Google Drive, khi bạn xóa bất kỳ file nào trong Gmail, nó cũng sẽ tự động chuyển vào Thùng rác. Vì vậy, bạn cần vào Thùng rác để xóa hẳn các file đó.
Ngoài ra, trong Gmail, những email có dung lượng lớn thường chứa các tệp tin đính kèm lớn. Bạn có thể vào phần tìm kiếm nâng cao để tìm những email có chứa tệp đính kèm lớn và tiến hành xóa.
Dọn dẹp Google Photos
Cuối cùng, chúng ta sẽ xử lý và dọn dẹp Google Photos. Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả hình ảnh và video của mình. Nhấn vào mục “Storage” trong thanh menu bên trái của Google Photos để truy cập vào khu vực quản lý dung lượng.
Google Photos đã phân loại và gợi ý cho bạn trong mục “Review and delete”. Tại đây, bạn sẽ thấy những file, hình ảnh và video có kích thước lớn – những file này thường chiếm hết dung lượng của Google Photos. Bạn có thể xem xét và xóa đi những file này.
Ngoài ra, Google Photos cũng có hai chế độ lưu trữ: Chế độ chất lượng gốc và chế độ tiết kiệm dung lượng. Chế độ chất lượng gốc giữ nguyên chất lượng của hình ảnh và video khi bạn tải lên hoặc đồng bộ hóa với Google Photos. Trong khi đó, chế độ tiết kiệm dung lượng sẽ tự động nén hình ảnh và video của bạn xuống một chất lượng thấp hơn, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.
Để giải phóng không gian, tôi khuyên bạn nên sử dụng chế độ tiết kiệm dung lượng. Để làm điều này, nhấn vào nút “Learn more” dưới mục “Recover storage”.
Sau đó bạn tích chọn “Tôi đã hiểu” nhấn vào nút “Compress existing photos & videos”. Google Photos sẽ tự động nén hình ảnh và video của bạn sang chế độ tiết kiệm dung lượng.
Sử dụng Storage Manager trong Google One để dọn dẹp Google Drive nhanh chóng
Ở trong Google One, bạn truy cập vào phần Storage và tìm đến khu vực “Get your space back” và truy cập vào “Free up account storage” để vào “Storage Manager”.
Trong khu vực “Storage Manager”, Google đã gợi ý cho bạn những file lớn từ cả ba ứng dụng và bạn có thể xem xét và xóa đi những file này. Đối với Gmail, bạn có thể chọn và xóa các email có dung lượng lớn. Lưu ý rằng khi bạn xóa các email này, chúng sẽ bị xóa vĩnh viễn và không chuyển vào Thùng rác.
Đối với Google Drive, bạn cũng có thể chọn và xóa các file lớn. Tương tự như Gmail, khi bạn xóa các file này, chúng sẽ bị xóa vĩnh viễn.
Đối với Google Photos, bạn cũng có thể chọn và xóa các hình ảnh và video lớn. Tuy nhiên, khác với Gmail và Google Drive, khi bạn xóa hình ảnh và video trong Google Photos, chúng sẽ được chuyển vào Thùng rác. Để giải phóng không gian, bạn cần truy cập vào Thùng rác và xóa hẳn các hình ảnh và video này.
Kết luận
Ở trên tôi đã hướng dẫn cho các bạn chi tiết cách dọn dẹp và xóa bớt dữ liệu trong Google Drive để giải phóng không gian lưu trữ, cũng như cách sao lưu dữ liệu để đề phòng những trường hợp xấu.
Có một điều tôi cần lưu ý ở đây là khi các bạn thực hiện dọn dẹp Google Drive của mình thì hãy kiên nhẫn, có những trường hợp khi các bạn xóa quá nhiều file và Google chưa kịp update thì các bạn hãy chờ đợi và truy cập vào Google Drive của mình sau. Có những trường hợp Google mất nhiều thời gian để update, có thể là 1,2 thậm chí là 1 tuần vì vậy các bạn cũng đừng nên nản lòng mà hãy cứ chờ đợi.
Có một số trường hợp các bạn đã làm hết tất cả các bước trên nhưng Google Drive của mình vẫn bị đầy thì có thể là bạn đang sử dụng Google Drive để back up dữ liệu từ một ứng dụng khác ví dụ như Zalo, WhatsApp… Nếu gặp phải trường hợp này thì bạn có thể xem bài viết dưới đây của tôi để biết cách xử lý:
Cách xóa dữ liệu Zalo trên Google Drive để giải phóng dung lượng
Hy vọng rằng các bạn sẽ thành công trong việc giải phóng không gian và sao lưu dữ liệu của mình. Nếu bạn có bất cứ thắc mắc gì có thể để lại trong phần bình luận của bài viết này.
Xem thêm:
